Blog Post
Meer werk dan tijd?
- door Esther Verheijen
- •
- 01 mrt, 2018
- •
Laat een flexibele (virtuele) backoffice assistent uitkomst bieden!
Assistentvoor1dag neemt voor Zelfstandige Professionals delen of de gehele back-office over zodat deze ondernemers zich kunnen richten op de omzet en dus de groei van hun eigen onderneming. ZZP-ers kunnen op deze manier met hun passie, hun vak bezig zijn zonder tijd en energie te steken in tijdrovende secretariële en administratieve klussen.
Voor Overheden en overige organisaties, die extra ondersteuning wensen en geen vacatureruimte hebben, is Assistentvoor1dag tijdelijk inzetbaar voor managementondersteunende werkzaamheden, ondersteuning bij reorganisaties en verhuizingen, de organisatie van personeelsuitjes/excursies en andere dergelijke tijdelijke projecten.
Tijdens zwangerschapsverlof, ziekte of vakantie kunnen tijdelijk management-ondersteunende en/of HRM-ondersteunende taken uitgevoerd worden; op uw kantoor of als VA (Virtueel Assistent).
Geïnteresseerd en graag meer informatie? Neem dan contact met ons op.
Als ZP'er moet je wel aan 1000 dingen tegelijk denken. Er komt nu eenmaal meer bij kijken dan alleen opdrachten voor je klanten uitvoeren. Wil je als ondernemer alles zelf blijven doen, dan zul je - vaak niet vrijwillig - ’s avonds, de weekenden en tijdens vakanties nog steeds aan het werk zijn. Schakel hulp in om je werkprocessen efficiënter in te laten richten en om werk uit te besteden. Dat levert geld èn groei van je onderneming op!
Werk uitbesteden, avonden, weekenden en vakanties vrij zijn. Genieten van werk en genieten van vrije tijd.
En ik kan het weten! Want ik was 1997-1998 de projectassistent èn dagvoorzitter van Oprit MKB, een grootse campagne van Instituut voor Midden- en Kleinbedrijf (IMK) om internet te promoten. Ongeveer driekwart van de bedrijven was toen nog niet op internet aanwezig en had dus ook geen website. Volgens IMK was onbekendheid met het Internet hiervoor de belangrijkste reden. Daar moest verandering in komen! Dus ontstond het initiatief om de kleine en middelgrote bedrijven (MKB) de elektronische snelweg op te krijgen.
Het initiatief dat genomen werd kwam voort uit het Stimuleringsprogramma Ontwikkeling Elektronische Diensten (Sp.OED), werd aanbevolen door VNO-NCW en Koninklijke Vereniging MKB Nederland en ondersteund door het Ministerie van Economische Zaken. Laatstgenoemde stopte toentertijd 0,5 miljoen gulden (ca. € 220.00,-) in de campagne.
Het MKB werd landelijk uitgenodigd en in de uitnodiging (1997) stond onder andere dit:
“Er worden nu al zaken gedaan via het Internet. Wellicht glimlacht u en haalt u uw schouders op. Toch is het de toekomst. Want de prognoses wijzen op een explosieve groei van omzet via het Internet. Binnen vier jaar 6 à 8 miljard! Wist u dat in Nederland nu al 15% van het bedrijfsleven op het Internet opereert? In USA is dat zelfs 50%. Denkt u alleen eens in wat dat aan concurrentie betekent.”
In samenwerking met innovatiecentra en Kamers van Koophandel organiseerde IMK 48 landelijke voorlichtingsbijeenkomsten van Den Helder t/m Maastricht, Groningen t/m Vlissingen en vele steden daar tussen in. Uiteindelijk hebben zo’n 3.000 ondernemingen en 4.000 personen de voorlichtingsbijeenkomsten bezocht.
IBM/Roccade gingen een samenwerking aan, participeerden in het project en haakten in op de grootschalige campagne die gestart was om de elektronische snelweg te promoten. Zij gaven de kleine en middelgrote ondernemingen gratis websites. Onder de naam E.trade maakten zij voor de ondernemers maximaal vier HTML-pagina’s aan. Daar was de eigen domeinnaam nog niet bij inbegrepen. Wel was E.trade bereid om de bedrijvenpagina’s kosteloos twee jaar te onderhouden.
Tijdens dit project, deze campagne, was ik verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie in de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en de deelnemende partners aan het project.
Ook het goed laten functioneren van het projectbureau, de mailing, de handling, de telemarketing, de zaalreserveringen en de regionale PR en publiciteit behoorden tot mijn taken.
Kortom, alle voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden van de 48 voorlichtingsbijeenkomsten die in Nederland zijn georganiseerd.
Een van mijn taken was ook het selecteren en uitnodigen van een dagvoorzitter die de hele bijeenkomst aan elkaar kon praten. In de praktijk bleek het nog niet zo makkelijk om iemand voor die rol te vinden. Zeker niet als bekend werd dat daar ‘slechts’ een ‘dank-je-wel’ en een flesje wijn tegenover stond. Nadat ik voorstelde om 1 van mijn directe collega’s - die voor het bewaken van de uitvoering van de presentatie toch altijd bij de voorlichtingsbijeenkomsten aanwezig waren - de rol van dagvoorzitter op zich te laten nemen, kreeg ik als reactie dat dat een goed idee was. En dat niet mijn collega’s deze rol kregen, maar ik! Want ik was de stabiele factor binnen het project. Ik was de spin in het web, ik was altijd als eerste op de locatie aanwezig om vooraf allerlei logistieke zaken met de locatie af te stemmen, diverse partijen, leveranciers en de deelnemers te ontvangen, was gedurende de dagen en avonden het aanspreekpunt en ging na afloop als laatste weg.
Dat was spannend zeg.… achter een katheder met een lichtspot op mijn gezicht gericht. En een kistje om op te staan, anders kon men mij niet zien staan achter die katheder.
De allereerste keer presenteerde ik de bijeenkomst met klapperende tanden. Ik deed mijn zegje en nam mijn rol als dagvoorzitter. En alleen die eerste dag kreeg ik van alle ondernemers een daverend applaus. Zo zenuwachtig als ik toen was voor de 1e keer in de rol van dagvoorzitter, zo gemakkelijk gaat het me nu af om voor publiek te staan.
De verwachtingen van ‘electronic commerce’, dus het verkopen van producten en diensten via internet, waren hooggespannen in die tijd. “Het ene na het andere onderzoeksbureau presenteert groeicijfers die wereldwijd in de honderden miljarden guldens lopen. Fikse kostenbesparingen zijn te behalen als bedrijven onderling via computernetwerken gaan handelen. En ook detaillisten moeten alert zijn op deze nieuwe ontwikkelingen, roepen de specialisten en goeroes, want de klant wil winkelen via Internet”, aldus Bart Dirks die hier in 1998 een artikel over schreef.
Vandaag de dag is het ondenkbaar dat een ondernemer geen website heeft. Een aantal hebben er zelfs meer dan 1. Koop en verkoop via internet is de gewoonste zaak van de wereld, daar wordt niet meer over nagedacht. En ik? Ik vind het een geweldig idee dat ik een onderdeel was van dit bijzondere project, zonder gebruik te kunnen maken van de telefoon-, ICT-, en Social Media voorzieningen die voor nu zo geïntegreerd zijn in ons leven.
Het initiatief dat genomen werd kwam voort uit het Stimuleringsprogramma Ontwikkeling Elektronische Diensten (Sp.OED), werd aanbevolen door VNO-NCW en Koninklijke Vereniging MKB Nederland en ondersteund door het Ministerie van Economische Zaken. Laatstgenoemde stopte toentertijd 0,5 miljoen gulden (ca. € 220.00,-) in de campagne.
Het MKB werd landelijk uitgenodigd en in de uitnodiging (1997) stond onder andere dit:
“Er worden nu al zaken gedaan via het Internet. Wellicht glimlacht u en haalt u uw schouders op. Toch is het de toekomst. Want de prognoses wijzen op een explosieve groei van omzet via het Internet. Binnen vier jaar 6 à 8 miljard! Wist u dat in Nederland nu al 15% van het bedrijfsleven op het Internet opereert? In USA is dat zelfs 50%. Denkt u alleen eens in wat dat aan concurrentie betekent.”
In samenwerking met innovatiecentra en Kamers van Koophandel organiseerde IMK 48 landelijke voorlichtingsbijeenkomsten van Den Helder t/m Maastricht, Groningen t/m Vlissingen en vele steden daar tussen in. Uiteindelijk hebben zo’n 3.000 ondernemingen en 4.000 personen de voorlichtingsbijeenkomsten bezocht.
IBM/Roccade gingen een samenwerking aan, participeerden in het project en haakten in op de grootschalige campagne die gestart was om de elektronische snelweg te promoten. Zij gaven de kleine en middelgrote ondernemingen gratis websites. Onder de naam E.trade maakten zij voor de ondernemers maximaal vier HTML-pagina’s aan. Daar was de eigen domeinnaam nog niet bij inbegrepen. Wel was E.trade bereid om de bedrijvenpagina’s kosteloos twee jaar te onderhouden.
Tijdens dit project, deze campagne, was ik verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie in de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en de deelnemende partners aan het project.
Ook het goed laten functioneren van het projectbureau, de mailing, de handling, de telemarketing, de zaalreserveringen en de regionale PR en publiciteit behoorden tot mijn taken.
Kortom, alle voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden van de 48 voorlichtingsbijeenkomsten die in Nederland zijn georganiseerd.
Een van mijn taken was ook het selecteren en uitnodigen van een dagvoorzitter die de hele bijeenkomst aan elkaar kon praten. In de praktijk bleek het nog niet zo makkelijk om iemand voor die rol te vinden. Zeker niet als bekend werd dat daar ‘slechts’ een ‘dank-je-wel’ en een flesje wijn tegenover stond. Nadat ik voorstelde om 1 van mijn directe collega’s - die voor het bewaken van de uitvoering van de presentatie toch altijd bij de voorlichtingsbijeenkomsten aanwezig waren - de rol van dagvoorzitter op zich te laten nemen, kreeg ik als reactie dat dat een goed idee was. En dat niet mijn collega’s deze rol kregen, maar ik! Want ik was de stabiele factor binnen het project. Ik was de spin in het web, ik was altijd als eerste op de locatie aanwezig om vooraf allerlei logistieke zaken met de locatie af te stemmen, diverse partijen, leveranciers en de deelnemers te ontvangen, was gedurende de dagen en avonden het aanspreekpunt en ging na afloop als laatste weg.
Dat was spannend zeg.… achter een katheder met een lichtspot op mijn gezicht gericht. En een kistje om op te staan, anders kon men mij niet zien staan achter die katheder.
De allereerste keer presenteerde ik de bijeenkomst met klapperende tanden. Ik deed mijn zegje en nam mijn rol als dagvoorzitter. En alleen die eerste dag kreeg ik van alle ondernemers een daverend applaus. Zo zenuwachtig als ik toen was voor de 1e keer in de rol van dagvoorzitter, zo gemakkelijk gaat het me nu af om voor publiek te staan.
De verwachtingen van ‘electronic commerce’, dus het verkopen van producten en diensten via internet, waren hooggespannen in die tijd. “Het ene na het andere onderzoeksbureau presenteert groeicijfers die wereldwijd in de honderden miljarden guldens lopen. Fikse kostenbesparingen zijn te behalen als bedrijven onderling via computernetwerken gaan handelen. En ook detaillisten moeten alert zijn op deze nieuwe ontwikkelingen, roepen de specialisten en goeroes, want de klant wil winkelen via Internet”, aldus Bart Dirks die hier in 1998 een artikel over schreef.
Vandaag de dag is het ondenkbaar dat een ondernemer geen website heeft. Een aantal hebben er zelfs meer dan 1. Koop en verkoop via internet is de gewoonste zaak van de wereld, daar wordt niet meer over nagedacht. En ik? Ik vind het een geweldig idee dat ik een onderdeel was van dit bijzondere project, zonder gebruik te kunnen maken van de telefoon-, ICT-, en Social Media voorzieningen die voor nu zo geïntegreerd zijn in ons leven.
Assistentvoor1dag kan ondernemers helpen met het opzetten van een administratie waardoor er geen losse bonnetjes meer rondslingeren, offertes en facturen eenvoudig en overzichtelijk verstuurd kunnen worden, btw-aangifte heel eenvoudig wordt, etc.
De financiële situatie is per direct en in 1 oogopslag zichtbaar - op pc en app. Zie wat je openstaande posten zijn en hoe je er financieel voor staat.
Assistentvoor1dag helpt ondernemers aan meer structuur en ordening in hun administratie en alle andere werkprocessen
Er zijn ZZP’ers die liever alles ‘zelluf’ doen. “Nee, dat is niets voor mij, uitbesteden van werkzaamheden aan een persoonlijk (virtueel) assistent is te veel gedoe". "En wat denk je wat dat allemaal kost?” Zo maar een paar reacties wanneer ik vertel hoe ik ondernemers met meer werk dan tijd help door taken over te nemen en help met het stroomlijnen en efficiënter inrichten van hun werkprocessen.
Veel gedoe is het zeker niet. Natuurlijk is het belangrijk dat je tijd steekt in het overdragen van taken en toelicht hoe jij wilt dat jouw werkzaamheden uitgevoerd worden. En ja, we gaan vast tijd besteden aan het sparren om te bespreken waar je naar toe wilt met je onderneming, zodat ik jou optimaal kan ondersteunen. Maar daar is alle tijd voor, je hebt immers werkzaamheden overgedragen waar jij qua tijd en energie op leegloopt en die bovendien jouw uurtarief niet waard zijn. Werkzaamheden waar jij misschien 6 uur per week mee bezig bent en ik in een paar uur per week voor je kan regelen.
Is het tarief van een persoonlijk assistent dan wel een issue? Stel dat jij 6 uur per week besteedt aan secretariële en administratieve werkzaamheden (dit is misschien nog wel een lage schatting), terwijl je die uren had kunnen besteden aan opdrachten uitvoeren, strategie bedenken, acquireren, groei van je onderneming, vrije tijd... wat is dan nog het issue? Als onze uurtarieven maar € 1,00 per uur verschillen, dan nog levert het uitbesteden van werk jou winst op !
Je kunt dus UITGERUST op vakantie zonder vooruitzicht op post-vakantieblues. Door het nu uitbesteden van werk ligt er na terugkomst van je vakantie geen stapels (achterstallig) werk op je te wachten, kun je met veel enthousiasme voor je eigen opdrachtgevers werkzaam zijn en werken aan de groei van jouw onderneming. Ik hoor graag waar ik jou mee kan helpen. Enneh… fijne vakantie!
Esther Verheijen
www.assistentvoor1dag.nl / info@assistentvoor1dag.nl
Veel gedoe is het zeker niet. Natuurlijk is het belangrijk dat je tijd steekt in het overdragen van taken en toelicht hoe jij wilt dat jouw werkzaamheden uitgevoerd worden. En ja, we gaan vast tijd besteden aan het sparren om te bespreken waar je naar toe wilt met je onderneming, zodat ik jou optimaal kan ondersteunen. Maar daar is alle tijd voor, je hebt immers werkzaamheden overgedragen waar jij qua tijd en energie op leegloopt en die bovendien jouw uurtarief niet waard zijn. Werkzaamheden waar jij misschien 6 uur per week mee bezig bent en ik in een paar uur per week voor je kan regelen.
Is het tarief van een persoonlijk assistent dan wel een issue? Stel dat jij 6 uur per week besteedt aan secretariële en administratieve werkzaamheden (dit is misschien nog wel een lage schatting), terwijl je die uren had kunnen besteden aan opdrachten uitvoeren, strategie bedenken, acquireren, groei van je onderneming, vrije tijd... wat is dan nog het issue? Als onze uurtarieven maar € 1,00 per uur verschillen, dan nog levert het uitbesteden van werk jou winst op !
Je kunt dus UITGERUST op vakantie zonder vooruitzicht op post-vakantieblues. Door het nu uitbesteden van werk ligt er na terugkomst van je vakantie geen stapels (achterstallig) werk op je te wachten, kun je met veel enthousiasme voor je eigen opdrachtgevers werkzaam zijn en werken aan de groei van jouw onderneming. Ik hoor graag waar ik jou mee kan helpen. Enneh… fijne vakantie!
Esther Verheijen
www.assistentvoor1dag.nl / info@assistentvoor1dag.nl
Laatst was ik tijdens een ondernemersbijeenkomst bij de lezing ‘ Komt een vrouw bij de hacker’ van #Maria Genova. De eerste vraag die zij aan het publiek stelde was: ‘Wie denkt dat hij of zij niet interessant is om gehackt te worden?’ Er gingen veel handen de lucht in. Maria legde uit dat iedereen interessant is om gehackt te worden. Het is net als met inbrekers bij je woning; als er een deur of raam open staat, omdat je computer onvoldoende beveiligd is, dan komen ze eenvoudig bij je binnen! De gevolgen kunnen afschuwelijk zijn. Als persoon hoef je niet interessant te zijn voor een hacker, je identiteit is dat wel! Er kunnen bijvoorbeeld auto’s op jouw naam gezet worden abonnementen en leningen op jouw naam afgesloten worden, ga zo maar door.
Een ander schokkend iets is dat veel instanties zoals banken, telefoonmaatschappijen, zorgverzekeraars en internetbedrijven voldoende hebben aan je naam, geboortedatum en eventueel adres om zaken aan de telefoon te kunnen regelen.
Ik heb dat onlangs zelf nog ervaren. Op verzoek van mijn zus belde ik haar hypotheekverstrekker, de bankgegevens moesten veranderd worden. Ik noem ter controle haar naam, geboortedatum, adres en bankrekening en de wijziging wordt in gang gezet. So easy!
Als dit zo makkelijk gaat, waarom zetten dan nog zo veel mensen vol trots certificaten/ diploma’s – met alle voorletters, geboortedatum en vaak ook geboorteplaats - op Facebook, LinkedIn en andere social media? Is het misschien leuk om felicitaties voor verjaardagen en jubilea te ontvangen via social media? Of betekent dit misschien dat we ons onvoldoende realiseren hoe eenvoudig onze identiteit gestolen kan worden?
Mijn tip: ga zorgvuldig om met je persoonlijke gegevens! Scherm je geboortedatum, BSN-nummer en dergelijke af op social media. En als je nog niet overtuigd bent, lees dan het boek ‘ Komt een vrouw bij de hacker’ van Maria Genova. Na het lezen van dit boekje of het bijwonen van een lezing kijk je zeker anders naar het publiceren van je persoonlijke gegevens.
Een ander schokkend iets is dat veel instanties zoals banken, telefoonmaatschappijen, zorgverzekeraars en internetbedrijven voldoende hebben aan je naam, geboortedatum en eventueel adres om zaken aan de telefoon te kunnen regelen.
Ik heb dat onlangs zelf nog ervaren. Op verzoek van mijn zus belde ik haar hypotheekverstrekker, de bankgegevens moesten veranderd worden. Ik noem ter controle haar naam, geboortedatum, adres en bankrekening en de wijziging wordt in gang gezet. So easy!
Als dit zo makkelijk gaat, waarom zetten dan nog zo veel mensen vol trots certificaten/ diploma’s – met alle voorletters, geboortedatum en vaak ook geboorteplaats - op Facebook, LinkedIn en andere social media? Is het misschien leuk om felicitaties voor verjaardagen en jubilea te ontvangen via social media? Of betekent dit misschien dat we ons onvoldoende realiseren hoe eenvoudig onze identiteit gestolen kan worden?
Mijn tip: ga zorgvuldig om met je persoonlijke gegevens! Scherm je geboortedatum, BSN-nummer en dergelijke af op social media. En als je nog niet overtuigd bent, lees dan het boek ‘ Komt een vrouw bij de hacker’ van Maria Genova. Na het lezen van dit boekje of het bijwonen van een lezing kijk je zeker anders naar het publiceren van je persoonlijke gegevens.
Je wilt werk uitbesteden en hoe kom je erachter waar je knelpunten liggen? Want je bent ondernemer en je hoofd loopt om. Er blijft werk liggen, waarvan je weet dat het ook gedaan moet worden, en je komt er niet aan toe. Het is zo lang goed gegaan en tot nu toe heb je alles zelf in de hand gehad. Maar de praktische zaken zoals e-mail, facturering en andere bijzaken nemen steeds meer de plek in van je corebusiness. En dat is toch waar het om draait? Tegelijkertijd ben je je ervan bewust dat het soms ook efficiënter kan, maar heb je geen tijd om eens goed uit te zoeken hoe. Ook mis je de kennis en expertise om het in één keer goed te doen. Langzaam besef je: 'het wordt tijd; ik moet werk uitbesteden'. Maar hoe dan? En wat besteed je wel uit en wat niet? Waar zit de winst?
Zo zoek je eenvoudig uit waar je knelpunten zitten en welk werk je wilt uitbesteden:
Ben jij zo'n ondernemer met meer werk dan tijd en wil je meer weten over Assistentvoor1dag en de mogelijkheden, kijk dan op www.Assistentvoor1dag.nl of bel 0651544695.
Zo zoek je eenvoudig uit waar je knelpunten zitten en welk werk je wilt uitbesteden:
- Houd 1 á 2 weken - bij voorkeur per 5 minuten- bij waar jij je tijd aan besteedt. Denk hierbij ook aan de telefoontjes tussendoor, een actie op social media etc. Schrijf dit op in je agenda, notitieboekje of je op telefoon en tablet. Gratis apps om uren bij te houden zijn bijvoorbeeld ‘Keeping’ en ‘Timesheet’.
- Na die 1 à 2 weken streep je de activiteiten door, die jouw uurtarief niet waard zijn of die jou te veel tijd en energie kosten.
- De activiteiten die overblijven kun je eventueel verdelen in rubrieken zoals managementsupport, secretarieel, administratief en boekhouding.
- Neem contact op met Assistentvoor1dag en laten we kennismaken. Klikt het tussen ons, dan kan Assistentvoor1dag een of meerdere activiteiten van je overnemen.
Ben jij zo'n ondernemer met meer werk dan tijd en wil je meer weten over Assistentvoor1dag en de mogelijkheden, kijk dan op www.Assistentvoor1dag.nl of bel 0651544695.
Oplossing voor ondernemers met meer werk dan tijd, een persoonlijk assistentvoor1dag voor een 1 dag, per week, per maand. Fijn om weer ruimte te krijgen om met je passie bezig te zijn.
Door werk uit te besteden, dat je ook door een ander kan laten doen, houd je plezier in je werk en zal dat zeker financieel meer opleveren. Het kan zelfs betekenen dat je niet meer in het weekend of 's avonds hoeft te werken.